【後編】増え続ける紙カルテ問題を解決。カルテ管理の時間を削減し、サービスの質も向上へ

2025年5月12日

Salon information
サロン名：ハーブピーリング専門店 TOPSKIN（トップスキン）
業種：エステティックサロン
URL：https://topskin.jp/

この記事は後編です。

導入前の課題や導入の決め手は、前編で詳しくご紹介しています。

>>>>『CAST FILE』導入前の課題や導入の経緯は、前編をご覧ください。

導入前の課題

⚫︎当初予定していた紙カルテの保管スペースがいっぱいに。
　保管問題の解消が急務。

⚫︎紙カルテを探すのに多くの時間が取られていた。

⚫︎他店舗間の情報共有に手間と時間がかかっていた。
　施術履歴をスムーズに確認できず、情報共有が十分にできないケースあり。

導入後の変化

⚫︎施術前の準備時間が大幅に短縮。
　電子化により保管スペースが不要になり、紛失リスクもゼロ。

⚫︎他店舗間の情報共有がスムーズに。
　施術履歴をリアルタイムで確認でき、店外にいても相談に対して的確に判断。

⚫︎ビフォーアフター写真も同時に管理できるようになったため、施術の効果を明確に伝えられるように。

⚫︎業務時間を約10%削減。
　カルテ管理の手間が減り、お客様対応に集中できる環境へ。

「お客様の肌の変化が見える」写真管理機能で、リピーター率向上も

ー施術記録や写真管理の面では、どのようなメリットがありましたか？

宮本さん：「以前は、ビフォーアフターの写真をスマホで撮影し、個別に保存していました。

でも、カルテとは別管理だったので、施術時に探すのが大変で…。

カルテを見て肌状態を確認し、スマホの写真を探して見比べるという手間がかかっていましたが、今ではその必要がなくなりました。

『CAST FILE』は、施術前後の写真がすぐに確認できるため、お客様に「こんなに変わったんですね！」と効果を実感してもらいやすくなりましたね。

昔の肌状態って、お客様自身も意外と忘れていることが多いのです。

でも、実際に写真を見せながら説明すると、「これだけ変化が出ているならもうちょっと続けよう」と継続していただくことも多くなりました。

このような経験から、『CAST FILE』の導入は顧客満足度の向上やリピート率向上にもつながっていると感じています。」

ー『CAST FILE』の機能の中で、特に気に入っている機能はなんですか？

宮本さん：「やはり写真のビフォーアフター機能ですね。

あと、写真に文字を書き入れることもできるのが便利でした。

例えば、ニキビとかって次回来店された際には消えていることがあるんですよね。

なので、頬にニキビがあった場合には丸をつけておくと、次回来店時に「ここにあったニキビ消えてますね」とお客様に話せたり。

お客様の状態がより詳しく追えるので、この機能はかなりおすすめです。」

業務時間が約10％削減。お客様対応に集中できる環境へ

ー『CAST FILE』導入で削減できた時間はどう活用していますか？

宮本さん：「業務時間が約10%削減できたのはとても大きな変化でした。

カルテ管理にかかっていた時間を、スタッフがお客様との時間に活用できるようになったからです。

施術前後のカウンセリングやアフターケアの提案など、よりお客様に寄り添った対応が可能になりました。

また、スタッフ間のミーティング時間にも余裕が生まれました。

例えば、なかなか肌の改善が進まないお客様について、スタッフ同士で意見を交換しながら施術方針を決める時間を増やせたことも、大きなメリットだと感じています。

『CAST FILE』を導入したことで、業務の効率化だけでなく、サロン全体のサービス向上につながりましたね。」

直感的に使いやすい操作感。新規開業時からの導入がおすすめ

ー『CAST FILE』の操作感はどうでしたか？スタッフさんもすぐに使用できましたか？

宮本さん：「機能がシンプルだからか、パッとみて直感的にすぐに使えました。

操作に迷うこともほとんどなく、とても使いやすいですね。

スタッフからも、操作が難しいという声は聞きませんでした。

もっと戸惑ったりするかと思いましたが、1週間もあれば使いこなせていたと思います。」

ー『CAST FILE』の導入を検討しているサロンにアドバイスをお願いします。

宮本さん：「これから新規でサロンを開業する方には、最初から『CAST FILE』を導入することを強くおすすめしたいです。

私たちは紙カルテで運用を始めてしまったため、電子カルテに移行する際に大量の紙データを入力し直す必要がありました。

『最初は紙でカルテを管理しよう』と思いがちですが、お客様が何百人もいる状態で電子カルテに移行すると大変になってしまうので、開業当初の導入がポイントだと思います。」

ー今後、『CAST FILE』に期待する機能や今後の展望について教えてください。

宮本さん：「TOPSKINでは、回数券を買われたお客様に契約書を発行しています。

この契約書を紙ベースで管理していますが、すべてデジタル化できると理想ですね。

現状でも、紙の契約書をカメラで撮って『CAST FILE』に保存することはできるのですが、契約書の署名から控えの送付まで完結するといいなと。

そうすると、完全ペーパーレス化が実現するので、より業務がスムーズになるのではないかと期待しています。」

紙カルテの保管問題から業務効率化、さらには顧客満足度の向上や、リピート率促進まで叶えた『TOPSKIN』様。今後ともぜひ『CAST FILE』をご活用ください。貴重なお話をありがとうございました！