キャストファイルの導入で脱毛サロンの業務が効率化する理由とは？機能も紹介
脱毛サロンの業務は、お客様の案内からカウンセリング、施術や会計、掃除など多岐に渡り、丁寧なサービスを提供するには業務の効率化が欠かせません。
そんなときに導入を考えたいのが「キャストファイル」です。
キャストファイルは、顧客管理に特化した美容サロン向け電子カルテサービスで、サロンワークの効率化を促すツールとして注目されています。
そこで今回は、キャストファイルの主な機能や、導入により脱毛サロンの業務が効率化する理由について紹介します。
目次
キャストファイルとは｜脱毛サロンで活用できる機能
キャストファイルとは、お客様の基本情報や過去の施術履歴、同意書など、サロン経営に欠かせない顧客カルテをクラウドで一元的に管理・編集できる美容サロン向け電子カルテサービスです。
脱毛サロンでは、以下の機能が活用できます。
顧客の基本情報の登録
氏名、年齢、性別、電話番号、メールアドレスの登録が可能です。
URLや二次元コードでお客様に共有し、来店前に入力してもらうことでスピーディーに施術に入れるのがポイントです。
また、メモ機能でお客様の特徴を記録できます。
施術カルテ
脱毛サロン経営の要ともいえる、施術カルテ機能が搭載されています。
施術カルテには写真も保存でき、スケッチすることも可能なので、施術内容を細かく記録できます。
カウンセリングシート
一口に脱毛したいといっても、その理由はさまざまです。
お客様の要望や悩みを把握するために必要なカウンセリングシートも電子化して使用できます。
サロンに応じて設問内容のカスタマイズも可能です。
同意書
脱毛サロンにおいて、同意書は無くてはならない存在です。
キャストファイルでは同意書の初期テンプレートが用意されています。
テンプレートの内容は変更可能で、脱毛サロンごとに必要な文言を追加できます。
スタッフ間の引き継ぎメモ
スタッフ間の情報共有はお客様とのコミュニケーションを円滑にするために必要不可欠です。
キャストファイルには、どのスタッフが対応してもお客様により沿ったサービスが提供できるよう、スタッフ間の引き継ぎメモが残せます。
キャストファイルの導入で脱毛サロンの業務が効率化する理由
キャストファイルを導入することで、脱毛サロンには次の４つのメリットがあります。
これらのメリットにより、脱毛サロンの業務効率化が図れます。
1.顧客情報の入力・検索がスピーディーになる
2.カルテの保管場所が要らなくなる
3.店舗間・スタッフ間での情報共有も即時的に完了
4.施術記録が標準化され見やすくなる
一つひとつ解説します。
1.顧客情報の入力・検索がスピーディーになる
タブレットやパソコンで必要な顧客情報を一瞬で確認できるため、顧客カルテの探索に時間を費やす必要がなくなります。
また、施術項目をあらかじめ登録しておくことが可能で、毎回入力しなくても項目を選択するだけで簡単に施術内容が記録できます。
実際のサロンワークでは、限られた時間内で施術を行う必要があるため、お客様の退店後にカルテを記入することもあるでしょう。
しかし、キャストファイルはスピーディーに施術内容が記録できるので、大幅な時間短縮につながり、結果として作業効率が大幅に向上します。
2.カルテの保管場所が要らなくなる
紙カルテで顧客情報を管理する場合、大量のファイルを保管しておく場所が必要です。
その点キャストファイルは、クラウド上で顧客情報を管理・編集するためカルテの保管場所は要らなくなります。
パソコンやタブレットさえあれば、いつでもどこでも膨大な顧客情報を一括で管理・編集ができ、持ち運びも簡単です。
カルテの保管場所を整理する必要もなくなるので、業務負担の軽減につながります。
3.店舗間・スタッフ間での情報共有も即時的に完了
多店舗展開している脱毛サロンでは、顧客の引っ越しや店舗の移転・統合などにより、コース契約中に通う店舗も変わることがあるでしょう。
キャストファイルは他店舗の顧客情報も閲覧できるため、店舗間での情報共有も即時的に行えます。
これにより、わざわざカルテを郵送したり、電話やFAX で確認したりという手間が削減されます。
また、複数のスタッフが在籍している脱毛サロンでは、施術者を固定していないケースも多いのではないでしょうか。
そんな時のスタッフ間の引き継ぎも、キャストファイルならスムーズに行えます。
4.施術記録が標準化され見やすくなる
紙カルテの場合、スタッフによっては読みにくい文字で記載されていたり、経年劣化によってカルテが色あせて顧客情報が正確に記録できなかったりすることも。
キャストファイルは、施術で記録すべき内容や入力方法が統一しやすいため、業務の標準化が促せます。
カルテに何が書いてあるかわからずお客様に質問を重ねたり、前回担当したスタッフにわざわざ確認したりする必要もなくなります。
キャストファイルは脱毛サロンの顧客満足度も高める
脱毛サロンでは、複数回の施術を含むコースプランを設定していることが一般的です。
そのため、お客様は何度も施術を受ける必要がありますが、脱毛サロンでは施術者が固定でないことも多いため
「うなじの処理が人によって違う」
「初めに理想のアンダーヘアの形を伝えたのに、施術のたびに尋ねられる」
などといった問題が生じるケースがあります。
情報共有が不十分なために起こる問題ですが、お客様がサービスの質に疑問を持ち、最終的には他の脱毛サロンに移る原因にもなり得ます。
逆にいえば、情報共有が十分であれば、どの施術者が担当してもお客様の要望に寄り添ったサービスが提供できるようになるため、顧客満足度を大幅に向上させることが可能です。
キャストファイルは、あらゆる顧客情報を正確に記録し瞬時に共有できるツールなので、うまく活用することで顧客満足度を高めることができます。
まとめ
今回は、脱毛サロンで使えるキャストファイルの機能や、業務が効率化する理由について紹介しました。
キャストファイルは、初期導入費用無料で、月額0円で利用できるフリープランも用意されているため、小規模の脱毛サロンでも導入しやすいツールです。ぜひ気軽に活用してみてはいかがでしょうか。
