【前編】増え続ける紙カルテ問題を解決。カルテ管理の時間を削減し、サービスの質も向上へ

2025年5月9日

Salon information
サロン名：ハーブピーリング専門店 TOPSKIN（トップスキン）
業種：エステティックサロン
URL：https://topskin.jp/

導入前の課題

⚫︎当初予定していた紙カルテの保管スペースがいっぱいに。
　保管問題の解消が急務。

⚫︎紙カルテを探すのに多くの時間が取られていた。

⚫︎他店舗間の情報共有に手間と時間がかかっていた。
　施術履歴をスムーズに確認できず、情報共有が十分にできないケースあり。

導入後の変化

⚫︎施術前の準備時間が大幅に短縮。
　電子化により保管スペースが不要になり、紛失リスクもゼロ。

⚫︎他店舗間の情報共有がスムーズに。
　施術履歴をリアルタイムで確認でき、店外にいても相談に対して的確に判断。

⚫︎ビフォーアフター写真も同時に管理できるようになったため、
　施術の効果を明確に伝えられるように。

⚫︎業務時間を約10%削減。
　カルテ管理の手間が減り、お客様対応に集中できる環境へ。

ハーブピーリング専門店TOPSKIN（トップスキン）は、「根本からの改善」「一生モノの肌を創る」をコンセプトに、2021年名古屋・栄にオープン。現在は名古屋2店舗、東京に２店舗を展開しています。」

徹底した結果主義を掲げ、こだわり抜いて開発したオリジナル商材を使用。専門的な肌知識と高い技術を備えたスタッフが、肌の根本改善をサポートするサロンとして、多くのリピーターを生んでいます。

毎月100人以上が来店する同サロンでは、オープン当初から紙カルテで顧客情報を管理。しかし、徐々にカルテ管理が負担となり、情報共有の課題も浮き彫りになってきました。

そこで電子カルテ『CAST FILE』を導入したことで、業務の効率化と顧客対応の質が向上したといいます。

今回は、TOPSKINの代表・宮本佳奈さんに、電子カルテ『CAST FILE』導入経緯や導入後の変化について伺いました。前編・後編の２部構成でお届けします。

増え続ける紙カルテの管理に限界。情報共有の難しさも課題に

ー紙カルテを使用するうえで、どのような課題がありましたか？

宮本さん：「紙カルテは、とにかく増える一方で、減ることがありません。

私たちのサロンには、毎月100名ほどのお客様が来店されるので、当初に予定していた保管スペースはすぐにいっぱいになってしまいました。

収納する場所を早急にどうにかしなければというのが、紙カルテに関する最初の課題でしたね。」

ー紙カルテが増えることで、どのような問題が発生しましたか？

宮本さん：「カルテの保管場所が足りなくなるだけでなく、施術前にカルテを探し出すのも大変でした。

施術前には、顧客情報を確認してアプローチを考えますが、カルテの量が膨大になるに連れて、一人分のカルテを探すだけでも、かなりの時間がかかってしまうのです。

実際、施術前の準備に20分ほどかかることも。

施術とは関係ないところで時間を取られてしまうことが、大きな悩みでした。」

ー他店舗との情報共有についても課題があったとか？

宮本さん：「はい。例えば、お客様が別の店舗に行かれる際、その店舗にカルテを写メで送る必要がありました。

直前に予約が入ることもあるため、急いでカルテを探し、写真に撮って送ることも多かったですね。

でも、受け取る側が忙しいと気づかないこともありますし、施術前の情報共有が十分にできないまま対応しなければならないことも。

こうした点を含め、紙カルテの運用負担を、どうにかできないかと感じていました。」

「シンプルで使いやすい」電子カルテを求めて『CAST FILE』を導入

ー電子カルテの導入を検討する際、どんな点を重視しましたか？

宮本さん：「電子カルテを導入するに当たり、とにかくシンプルで使いやすいことが重要だと感じていました。

様々なシステムを比較しましたが、多くは予約管理や会計機能まで含まれたものが多く、不要な機能が多い分、料金も驚くほど高額で…。

それでいて、１店舗につき１システムの料金体系が多く、TOPSKINのように４店舗もあると、その分コストがかかってしまいます。

これまではカルテの原本をコピーして使用していたので、導入のハードルが高いと感じましたね。」

ーそんな中、『CAST FILE』が導入の決め手になった理由は？

宮本さん：「私たちが求めていたのは、紙カルテの管理を効率化し、業務をスムーズにすること。

シンプルにその機能だけ特化したシステムを探していたところ、『CAST FILE』はその機能に特化していて、まさにニーズにピッタリでした。

無料プランから始められるのも魅力的でしたね。」

【導入後の変化】業務効率化と情報共有のスムーズさを実感

ー『CAST FILE』導入後、どのような変化がありましたか？

宮本さん：「まず、カルテ管理の手間が劇的に減りました。

紙カルテを探して、取り出して、戻して…という作業がなくなったことで、施術前の準備にかかる時間が大幅に短縮。

また、タブレットでカルテを管理できるので、悩みだった保管場所の心配も不要になりました。」

ー他店舗との情報共有も変わりましたか？

宮本さん：「はい。今まではお客様が別の店舗に足を運んだ場合、カルテを写メで送ったりしていましたが『CAST FILE 』はどこにいてもリアルタイムでカルテを確認できます。

そのため、別の店舗に行かれたお客様の施術履歴もすぐに確認できるようになり、事前準備もスムーズになりました。

また、私が店舗にいない時でも、スタッフから『この肌状態のお客様にこの施術をしても問題ないか？』という相談があった際に、すぐに『CAST FILE』でカルテを確認し、適切な判断を下せるようになりました。

これは、お客様にとってもスタッフにとっても大きな安心感につながっていると思います。」

>>>後編では、『CAST FILE』導入で実感した顧客満足度向上やリピート率UP、さらに便利な活用機能についてご紹介します！続きは後編の記事をご覧ください。

※ 掲載内容は取材当時のものです。