サロンの顧客カルテ作成方法とは？3つのポイントを紹介!
サロンを経営するうえで欠かせないのが、
「顧客カルテ」です。
お客様の個人情報や要望、施術履歴などを記録する顧客カルテは、サービスの質を高め、満足度の向上に役立つ重要なツールとなります。
しかし、顧客カルテの作成や更新、保管は意外と手間がかかるもの。
そこで今回は、美容サロンにおける主な顧客カルテの作成方法や、効果的に作成するポイントなどを紹介します。
最後に、初期費用が無料で、月額費用も無料プランから始められる、美容サロン専用の顧客カルテシステムを紹介するので、ぜひ読んでみてください。
目次
サロンの顧客カルテとは
サロンの顧客カルテは、お客様の情報をまとめた重要なものです。最低限必要な項目は以下のとおり。
・お客様の個人情報
・お客様の要望
・過去の施術内容
・そのほかの特記事項
お客様の体質や好み、過去の施術に対する反応などを記録していきます。
顧客カルテは、お客様の属性や行動履歴に基づいてニーズを把握し、適切なサービスを提供するために必要不可欠なものです。
たとえば、美容サロンの場合、お客様の過ごし方に対する希望も重要な情報です。
スタッフと会話を楽しみたい方がいれば、一人で静かに過ごしたい方もいます。
一人で静かに過ごしたい方に話しかけ続けてしまうと、お客様に居心地の悪さを感じさせてしまうかもしれません。
そのため、最初に顧客カルテを作成する際には、施術の希望だけでなく、サロンでの過ごし方やスタッフに求めることなども丁寧にヒアリングして記録しておくと良いでしょう。
サロンの顧客カルテの作成方法
サロンの顧客カルテの作成方法は、大きく分けて以下の3つがあります。
・専用のシステムを使う
・Excelで対応する
・紙で管理する
それぞれの方法について詳しく見ていきましょう。
専用のシステムを使う
美容サロン専用のシステムを使う方法は、最もポピュラーで人気があります。
さまざまなシステムが存在しますが、多くの場合、お客様の個人情報や予約履歴、施術記録などの情報を一元的に管理できます。
システムを導入することで簡単に顧客カルテにアクセスできるため、顧客カルテを探す手間が省けるだけでなく、紛失のリスクもなくなります。
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サロン業界では、顧客管理が事業成功の鍵を握ります。サロンに顧客管理が必要な理由や顧客管理方法、導入すべきおすすめのシステムについて紹介します。
作業の効率化は、スタッフの負担軽減につながり、その余裕はサービスの向上につなげられるはずです。
Excelで対応する
Excel（Googleスプレッドシート）で、顧客カルテを作成・管理する方法もあります。
行と列で情報を整理し、フィルター機能を使って必要な情報だけを抽出できるため、ある程度の管理が可能です。
ただし、Excel（Googleスプレッドシート）での管理にはセキュリティ面でのリスクが伴います。
とりわけGoogleスプレッドシートは、誤って全体公開に設定してしまうと、URLを知っている方なら誰でも閲覧・修正できてしまう可能性があります。
お客様の個人情報が漏洩しないように、アクセス権限やデータ保護には、細心の注意を払いましょう。
紙で管理する
美容サロンの中には、紙で顧客カルテを管理しているところも少なくありません。
紙での管理は、パソコンやタブレットの操作が難しい方におすすめの手軽な方法です。
しかし、紛失や劣化、他者による持ち出しなどのリスクがあります。
また紙管理の場合、保管スペースが必要です。
膨大な顧客カルテの中から、必要な顧客カルテを探すのに時間がかかることも多いでしょう。
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サロンで顧客カルテを作成する際の3つのポイント
サロンで顧客カルテを作成する際の3つのポイントは以下のとおりです。
・どのサロンスタッフが見てもわかるようにできるだけ詳しく書く
・施術前にすぐに顧客カルテを閲覧できるようにする
・長期間にわたって顧客カルテを閲覧できるようにデータ保存する
それぞれについて詳しく説明します。
どのサロンスタッフが見てもわかるようにできるだけ詳しく書く
顧客カルテは、サロンのどのスタッフが見てもお客様の情報を正しく理解できるよう、できるだけ詳しく書くことが大切です。
急な担当変更や新人スタッフのことも考慮し、一部の人しか分からない略語や難しい専門用語の使用はできるだけ控え、誰にでもわかりやすい表現で記載することを心がけましょう。
施術前にすぐに顧客カルテを閲覧できるようにする
サロンで顧客カルテを詳しく確認したいタイミングは、施術前が多いでしょう。
そんな施術前にすぐ、そして手軽に閲覧できるよう準備しておくのが理想的です。
パソコンだけではなく、タブレットなどの携帯端末でもアクセスできるようにしておくと、スタッフが移動しながらでもすぐに情報を確認できます。
長期間にわたって顧客カルテを閲覧できるようにデータ保存する
美容サロンの場合、1年以上前に来店したお客様が再来店することも考えられます。
そんな時に、顧客カルテが見つからず、再度個人情報を記入してもらうのは効率が悪く、お客様にも不信感を与えてしまいます。
「前に一度来店したことがあるのですが…」
とお客様に言われた際に
「カルテを紛失してしまったので、もう一度個人情報を教えてください」
とは決して言えませんよね。
長期保存が可能なデータ管理を行い、いつでもお客様の情報が確認できるようにしておくことが重要です。
サロンの顧客カルテ管理をCAST FILEで効率化しよう
この記事では、顧客カルテの作成方法や作成する際のポイントなどを紹介しました。
顧客カルテを作成・保存するなら、美容サロン専用システムの導入が最適です。
多くのシステムがある中でも、とくに人気なのが
「CAST FILE（キャストファイル）」です。
CAST FILEとは、クラウドで顧客データを一元管理できる美容サロン向け電子カルテシステムのこと。
顧客の要望や過去の施術履歴などをタブレットやパソコンで素早く確認できるため、効果的な接客が可能です。
紙での管理と比較すると、カルテを探す手間がかからず業務を効率化でき、データの長期保存ができます。
また、カルテを保管するスペースも不要になります。
さらに、CAST FILEは初期費用がかからず、月額料金も無料から始められるため、導入ハードルが低く、多くのサロンにとって使いやすいシステムとなっています。
実際にどれだけ役立つか、ぜひチェックしてみてください。
